Giao việc cho nhân viên rõ ràng là điều dĩ nhiên nhưng nhiều nhà quản lý lại không biết được mình nên giao việc nào, nên tự làm việc nào, giao kiểu gì để không hỏng việc và nhất là trong thời điểm câu chuyện làm việc từ xa đang phổ biến

Câu "Nếu muốn đi nhanh bạn hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng nhau" đã được chứng minh đúng trong nhiều tình huống cuộc sống. Dù có kiến thức và kỹ năng cá nhân đến đâu, việc tự mình thực hiện mọi công việc là không khả thi. Điều quan trọng là cần có một đội nhóm, những người đồng lòng hỗ trợ và chia sẻ trách nhiệm để đạt được mục tiêu chung.

Nhiều nhà quản lý thường gặp khó khăn khi giao việc cho nhân viên cấp dưới. Hiểu biết về nghệ thuật giao việc và trao quyền giúp xây dựng một đội nhóm mạnh mẽ, có khả năng vượt qua mọi thách thức và đạt được mục tiêu. Do đó, việc thành thạo kỹ năng giao việc là hết sức quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và thành công trong quản lý và làm việc nhóm.

Thế nào là giao việc đúng cách?

"Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/3 trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên" - John Hunt, Giáo sư trường Kinh tế London.

Giao việc có thể hiểu là sự khéo léo sử dụng tài năng của từng cá nhân trong việc thực hiện những nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng và chuyên môn của họ. Khi nhiệm vụ được phân công đúng, khả năng làm việc nhóm tăng cường, quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn, và quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.

Phương pháp giao việc có thể thực hiện thông qua các phương tiện gặp mặt trực tiếp hoặc giao tiếp gián tiếp qua điện thoại, email, và các kênh truyền thông khác. Quan trọng nhất, là giao việc một cách đúng đắn, tức là biết cách phân chia công việc hợp lý, giao cho người phù hợp, xác định rõ mục tiêu và đạt được mục tiêu đó khi cô,ng việc hoàn thành (bao gồm kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển cá nhân, cũng như việc nâng cao hiệu suất của đội nhóm).

Lợi ích của việc giao đúng việc

Công việc hoàn thành hiệu quả

Giao việc cho người phù hợp và kèm theo hướng dẫn chi tiết sẽ đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách tốt nhất. Ngay cả khi bạn không tự thực hiện công việc đó, việc này vẫn mang lại hiệu suất cao nhất, đặc biệt khi nhân viên sở hữu những kỹ năng mà bạn không thể có.

Nhà quản lý có thời gian cho những việc quan trọng hơn

Những nhà lãnh đạo quá bận rộn thường bỏ lỡ cơ hội để đánh giá tổng thể tình hình kinh doanh, thị trường, và đối thủ. Uỷ quyền và giao việc giúp họ tránh những công việc nhỏ mà giá trị không đáng kể, giữ thời gian cho những quyết định chiến lược.

Phát triển nhân sự

Giao việc không chỉ giúp quản lý đánh giá năng lực của nhân viên mà còn tạo cơ hội cho họ tự phát triển. Nhân viên không chỉ làm việc mà còn rèn luyện bản thân và học hỏi thông qua việc hoàn thành công việc được giao.

Tạo động lực cho nhân viên thông qua sự tin tưởng và giá trị

Quản lý giao việc không chỉ là cách thể hiển sự tin tưởng, mà còn là cách tạo động lực cho nhân viên. Sự nhận thức về giá trị cá nhân trong đội nhóm giúp kích thích sự học hỏi và nâng cao hiệu quả công việc.

Giảm căng thẳng trong công việc

Giải quyết quá nhiều công việc một cách tự mình có thể dẫn đến tình trạng quá tải và căng thẳng. Việc giao việc giúp giảm áp lực, giúp người lãnh đạo tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Hiệu quả khi làm việc từ xa

Giao việc không rõ ràng khi làm việc từ xa có thể dẫn đến hiểu lầm và mất thời gian. Việc giao việc cần sự rõ ràng và chi tiết để tránh tình trạng làm việc không đúng mục đích và giảm hiệu suất của toàn bộ nhóm.

Những trở ngại khiến bạn giao việc kém hiệu quả

Luôn nghĩ rằng việc tự thực hiện công việc sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn 

Một quan điểm phổ biến của nhiều nhà quản lý. Họ thường cảm thấy rằng chính họ là người giỏi nhất để thực hiện mọi công việc. Họ tin rằng việc tự làm sẽ nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tốt hơn, đảm bảo chất lượng hơn và tránh được những phàn nàn về công việc của đội nhóm. Đồng thời, họ cũng lo ngại rằng khi giao việc cho người khác, có thể xảy ra sai sót ảnh hưởng đến uy tín lãnh đạo của họ.

Lo ngại nhân viên bị quá tải khi giao việc

Nhà quản lý sợ rằng việc này có thể làm cho nhân viên cảm thấy áp lực quá lớn và không hài lòng. Họ lo lắng rằng nếu giao quá nhiều công việc, nhân viên sẽ không thể hoàn thành chúng một cách xuất sắc.

Sợ mất kiểm soát công việc

Mất kiểm soát là một vấn đề lớn khi nhà quản lý cảm thấy họ cần kiểm soát mọi khía cạnh trong nhóm. Họ muốn giữ quyền lực càng nhiều càng tốt và sợ rằng việc giao việc có thể làm mất đi sự kiểm soát này.

Lo ngại nhân viên thực hiện công việc tốt hơn mình

Lo ngại nhân viên có thể thực hiện công việc tốt hơn chính nhà quản lý. Nếu nhân viên làm việc hiệu quả hơn, đây có thể là một thách thức cho vị trí quản lý.

Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm

Sự thiếu tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm tạo nên rào cản lớn khi giao việc. Khi không có sự tin tưởng, động lực làm việc giảm sút và hiệu quả công việc giảm đi đáng kể.

Làm thế nào để giao việc đúng cách cho nhân viên?

1. Tình huống nào nên giao việc

Những công việc người khác có thể làm tốt hơn: Khi công việc yêu cầu những kỹ năng hay năng lực đặc biệt mà bạn không có hoặc không nổi bật hơn người khác, đây là lúc để giao việc cho người có khả năng tốt hơn.

Công việc không quan trọng: Trong vai trò lãnh đạo, nên tập trung vào 20% công việc chính, những nhiệm vụ quan trọng nhất đặc biệt là những công việc mang lại hiệu suất chủ đạo cho nhóm. Còn những công việc ít quan trọng, có thể được nhân viên thực hiện một cách hiệu quả.

Công việc lặp đi lặp lại: Những công việc hàng ngày, hàng tuần có thể làm mất thời gian và tập trung. Giao những công việc này cho nhân viên không chỉ giúp họ rèn luyện kỹ năng mà còn tạo cơ hội để họ đóng góp và phát triển.

Phát triển kỹ năng trong đội ngũ: Giao việc là một phương tiện hiệu quả để phát triển kỹ năng của nhân viên. Khi công việc đòi hỏi những kỹ năng mà bạn muốn nhân viên phát triển, việc giao nhiệm vụ này có thể làm tăng cường khả năng của họ trong quá trình làm việc.

2. Tình huống không nên giao việc

• Không giao việc liên quan tới kỷ luật nhân viên
• Không giao việc khen thưởng nhân viên
• Không giao những công việc mang tính bảo mật

3. Việc này nên giao cho ai?

Giao việc từ các cấp độ thấp nhất của tổ chức. Những người gần gũi nhất với các công việc, họ có kiến thức cụ thể nhất và chi tiết nhất về công tác trong thực tế hoạt động hàng ngày. Giao việc cho các cấp này cũng làm tăng hiệu quả làm việc

Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mô hình ASK hay khung năng lực hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhà quản lý chọn đúng người, giao đúng việc.

Năng Lực và Khả Năng Đào Tạo

Có thể áp dụng được kinh nghiệm, kiến thức, và kỹ năng của nhân viên cho nhiệm vụ mới không?
Có đủ thời gian và nguồn lực để đào tạo họ nếu cần?

Phong Cách Làm Việc

Nhân viên có khả năng làm việc độc lập không?
Mong muốn và mục tiêu dài hạn của họ là gì, và làm thế nào để tích hợp công việc mới với những mong đợi đó?

Khối Lượng Công Việc Hiện Tại

Nhân viên có thời gian và khả năng nhận thêm công việc không?
Việc ủy thác nhiệm vụ mới có ảnh hưởng đến trách nhiệm và khối lượng công việc hiện tại của họ không?

4. Quy trình giao việc

Bước 1:  Chuẩn bị: Xác định những thông tin dưới đây
Bạn sẽ mô tả công việc cần giao như thế nào ?
–  Mục tiêu của công việc là gì?

–  Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban ?

–  Tại sao sao bạn lại giao công việc đó ?

–  Công việc sẽ bắt đầu khi nào ?

–  Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì ?

Bạn sẽ diễn tả như thế nào để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc ?
–  Nếu bạn hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và thực hiện công việc hiệu quả hơn.

–  Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?

–  Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho công việc?

–  Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được giao?

Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết. 
Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hoàn thành tốt công việc

Bước 2: Giao việc
Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn sẽ sắp xếp một cuộc gặp hoặc nếu làm việc từ xa thì có thể trao đổi qua video-call để giao việc. Mục tiêu là cả hai bên phải hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan trọng và cần thiết khi giao việc.

Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao
Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào ?
Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.
Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?
Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc
Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc

Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc
Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo những kết quả được mong đợi, bạn cần phải theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện công việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng. 

Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng bước của công việc. 
Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.
Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng không có đủ thời gian hay công cụ phù hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp. 
Còn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.
Hãy cẩn thận về thông điệp mà tình cờ bạn sẽ gửi cho nhân viên thông qua mức độ can thiệp công việc. Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang không tin tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp quá ít vào công việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến công việc đó vì nó không quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm soát tốt tiến trình thực hiện công việc.

Bước 4: Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại toàn bộ quá trình công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích. Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có thể thực hiện những công việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra. 

Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên.

Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ thành quả. Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên và nhận toàn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều gì đó từ họ. Hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc, nếu bạn đổ hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào? 

Dẫu rằng bạn đã huấn luyện những kỹ năng cần thiết và giao quyền cho nhân viên quyết định, thì việc bạn đỗ lỗi hoàn toàn cho nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bất an, không công bằng, cảm giác như bị phản bội. Việc này cũng sẽ lấy đi động lực làm việc của những nhân viên khác. 

5. Giao việc cho nhân viên từ xa

Để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, hãy tập trung vào các bước đơn giản và thuận tiện sau đây:

Xây dựng quy trình làm việc tinh gọn

Đặt ra mục tiêu rõ ràng và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách loại bỏ những bước không cần thiết. Có thể hợp tác với trung tâm tư vấn hoặc chuyên gia quản lý doanh nghiệp để đạt được điều này.

Chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc

Quản lý từ xa cần tập trung vào đặt ra mục tiêu rõ ràng và theo dõi kết quả công việc thay vì chỉ quản lý thời gian làm việc. Giao tiếp thường xuyên với nhân viên để đảm bảo mục tiêu được hiểu rõ và đạt được.

Tận dụng công nghệ

Sử dụng công cụ trực tuyến như họp trực tuyến, soạn thảo văn bản, và phần mềm giao việc để giữ kết nối và quản lý công việc một cách thuận lợi. Đối với quy mô lớn, cần một phần mềm 4.0 có khả năng quản lý toàn diện từ giao việc đến đánh giá trực tiếp.

Bảo mật dữ liệu

Ngoài việc đối mặt với thách thức trong việc xây dựng quy trình hiệu quả, việc quản lý và chia sẻ dữ liệu cũng được coi là một dịch vụ đòi hỏi sự giám sát kỹ lưỡng trong doanh nghiệp. Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc này, nhưng an toàn thông tin vẫn là mối quan ngại hàng đầu. Dịch vụ đám mây công cộng, mặc dù tiện lợi, nhưng không đảm bảo quyền riêng tư và tiềm ẩn rủi ro rò rỉ dữ liệu nội bộ.

Để đối mặt với thách thức này, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập tài nguyên của công ty và bảo vệ các thiết bị không trực tiếp chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp là quan trọng. Việc thiết lập chính sách bao gồm các nguyên tắc và quy trình để quản lý yêu cầu, lấy, sử dụng và hạn chế quyền truy cập từ xa vào hệ thống mạng và dữ liệu của tổ chức là không thể thiếu.

Linh hoạt trong việc kiểm tra - đánh giá nhân viên 

Quản lý từ xa không chỉ là về việc quản lý thời gian làm việc, mà còn là về hiệu suất công việc. Đừng áp đặt giám sát quá mức và không nên yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ liên tục để tránh tạo áp lực không cần thiết. Thay vào đó, tạo sự linh động và yêu cầu báo cáo công việc vào cuối ngày hoặc tuần. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ và trạng thái công việc ngay trên phần mềm vì thế trong  mỗi cuộc họp mỗi nhân viên chỉ cần đứng lên trình bày trạng thái công việc cho cả nhóm theo dõi. Người quản lý cũng không cần đặt câu hỏi: Dự án này em làm tới đâu rồi? Bởi họ hoàn toàn có thể theo dõi công việc người nhân viên đó đang làm trên hệ thống. Điều này giúp rút ngắn thời gian trong mỗi cuộc họp

Tổng kết

Giao việc đơn giản, nhưng để thực hiện nó một cách hiệu quả đòi hỏi kỹ năng phân tích con người, quản trị mối quan hệ và khả năng quản lý công việc. Khi nhà quản lý sở hữu những kỹ năng này, nguồn lực doanh nghiệp được tối đa hóa, công việc diễn ra hiệu quả, và thời gian của họ được giải phóng cho công việc quan trọng hơn. Sự tích hợp công nghệ cũng là yếu tố không thể thiếu, với phần mềm quản lý công việc thông minh giúp giao việc, theo dõi và cập nhật kết quả từ nhân viên một cách linh hoạt, bất kể nơi họ đang làm việc. Hy vọng bạn sẽ nhanh chóng tìm ra "lời giải 4.0" cho bài toán giao việc của mình.