Trong môi trường công việc ngày nay, việc trao đổi thông tin và quản lý công việc trở nên khó khăn đối với nhiều nhà lãnh đạo. Sự khác biệt trong nhận thức về các vấn đề giữa họ và thành viên nhóm tạo ra một không khí nặng nề và bế tắc. Ngay cả khi vấn đề được xác định, thiếu hành động cụ thể làm tăng sự căng thẳng. Ngoài ra, môi trường làm việc chìm đắm trong báo cáo, không để lại thời gian cho công việc cá nhân.

Đây là những thách thức mà nhiều người lãnh đạo đang đối mặt, đặc biệt khi có kỳ vọng từ thành viên nhóm nhưng không có hướng dẫn rõ ràng. Mặc dù nhiều người đang chờ đợi sự chỉ thị, nhiều lãnh đạo vẫn chưa tìm ra cách giải quyết vấn đề này.

Chính vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá phương pháp KPT - một giải pháp để xây dựng "nhóm tự quản" có khả năng hoạt động với hiệu suất cao. Bạn sẽ tìm hiểu cách KPT giúp giải quyết những thách thức hàng ngày và làm thế nào để tích hợp nó vào môi trường làm việc để tạo ra một đội nhóm đủ tự tin và độc lập. Hãy cùng chúng tôi khám phá bí quyết để thành công trong việc xây dựng đội nhóm tự quản đạt hiệu suất cao.

1. Cấu trúc cơ bản của KPT?

KPT là một từ viết tắt được tạo nên bằng cách nối các chữ cái đầu tiên của “Keep”, “Problem” và “Try” lại với nhau và là một phương pháp rất thích hợp trong việc nhìn lại.

Keep là những điều được rút ra từ các hoạt động đã được thực hiện mà chúng ta cảm thấy tốt và muốn duy trì nó trong những hoạt động tiếp theo. Problem là những vấn đề hoặc những khó khăn gặp phải trong các hoạt động đã được thực hiện. Try là những việc, giải pháp mà chúng ta muốn thử nghiệm trong các hoạt động tiếp theo. 
Chỉ bằng cách sử dụng các góc nhìn này, bạn có thể tiến hành nhìn lại một cách hiệu quả trong thời gian ngắn.

Minh họa cấu trúc cơ bản của KPT

2. Quy trình sử dụng KPT

 

2.1. Hồi tưởng các sự việc đã xảy ra

 

Việc nhìn lại bài thuyết trình bắt đầu từ việc nhớ lại những hành động và sự việc đã xảy ra vào thời điểm đó. Bạn nên tận dụng những thứ có thể giúp bạn ghi nhớ, như lịch hoặc sổ tay. Nhớ lại không chỉ là xem nó diễn ra như thế nào, mà còn là chuẩn bị những gì. Bạn cần nhớ được toàn bộ quá trình và quyết định phạm vi nhìn lại. Những sự việc mới vừa xảy ra sẽ dễ dàng được nhớ lại hơn những sự việc đã qua một thời gian dài, vì vậy hãy nhớ lại ngược theo dòng thời gian, từ khi kết thúc đến khi bắt đầu. Bạn nên nhìn lại trong khoảng một tuần, không quá một tháng.

Việc thực hiện bài thuyết trình có lẽ đã được quyết định ngay trong buổi họp đầu tiên khi có mặt tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu bạn bắt đầu nhớ lại từ những ý tưởng đầu tiên của kế hoạch, có thể bạn sẽ mất khá nhiều thời gian. Tất nhiên, thời gian nhìn lại càng dài thì việc nhớ lại càng khó khăn hơn, đồng thời nó cũng làm mất nhiều thời gian của bạn. Vì vậy, bạn nên tập trung vào những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình, như mục tiêu, nội dung, phương pháp, kết quả và kết luận.

 

2.2 Xác định những hành động tốt

 

Để nhìn lại bài thuyết trình, bạn cần tạm gác những điều chưa làm tốt hoặc đã thất bại và xác định những việc hay hành động tốt mà mình đã thực hiện. Những việc đó sẽ là Keep, tức là những việc bạn muốn tiếp tục duy trì trong các hoạt động tiếp theo. Ví dụ, bạn thích một phương pháp tư duy nào đó trong quá trình lập kế hoạch, hãy Keep nó. Hoặc việc mọi người vỗ tay khi bạn giới thiệu bản thân trong cuộc họp đầu tiên và điều đó giúp bầu không khí trở nên dễ chịu hơn cũng là việc nên Keep. Những việc được cho là bình thường, nhưng nếu bạn nghĩ rằng mình nên tiếp tục thực hiện nó vào lần tới, cũng nên được liệt kê vào Keep.

 

2.3 Xác định vấn đề cần giải quyết

 

Sau mỗi bài thuyết trình, việc đối mặt với nhiều vấn đề là điều thường gặp. Để giải quyết một cách hiệu quả, sử dụng danh sách "Keep" để ghi lại giải pháp thành công. Nếu vấn đề vẫn tiếp tục, ghi chú nó là "Problem". Nếu bạn gặp khó khăn khi trình bày trước cấp trên hoặc chuẩn bị không đầy đủ, đánh dấu những điểm này là "Problem". Đồng thời, xem xét xem bạn cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình của mình đã thực sự là đủ chưa? Nếu như bạn mong muốn nhận được những phản ứng tốt hơn, hãy liệt kê những lỗ hổng đó vào “Problem”.

 

2.4 Tìm ra nguyên nhân

 

Để giải quyết những Keep và Problem, bạn cần phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng của phương pháp tư duy. Bạn cần biết tại sao nó tốt hoặc xấu, và cách cải thiện nó. Bạn cần xác định và giải quyết những vấn đề do chuẩn bị chưa đầy đủ, như lo lắng, quên mất, mất thời gian. Bạn có thể dành nhiều hoặc ít thời gian cho bước này tùy theo nhu cầu. Bạn có thể tham khảo nhiều cách khác nhau để làm bước này.

 

2.5 Tìm các biện pháp cải thiện.

 

Bước này yêu cầu bạn nghĩ ra những ý tưởng để cải thiện tình hình. Cải thiện không chỉ là sửa chữa những điểm yếu, mà còn là nâng cao những điểm mạnh. Nếu bạn đã ghi nhận phương pháp tư duy tốt ở Keep, hãy đề xuất thêm những cách để phát huy nó ở Try. Nếu bạn gặp vấn đề vì chuẩn bị chưa đầy đủ, hãy tìm ra những giải pháp để giảm lo âu, nhớ được những điều cần nói, và ghi chúng ở Try.

 

2.6 Suy nghĩ về những việc nên làm.

 

Trong các bước trước, chúng ta đã xem xét các giải pháp ứng với Keep và Problem. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đưa ra những ý tưởng để cải thiện trong tương lai, ngay cả khi nó không liên kết với Keep hoặc Problem. Những ý tưởng đó cũng được đưa vào Try.

 

2.7 Quyết định những việc sẽ làm.

 

Trong Try, bạn có nhiều ý tưởng để cải thiện tình hình. Nếu bạn áp dụng hết tất cả, bạn sẽ bị quá tải và không kịp làm. Thậm chí, có thể có xung đột và làm mọi việc tồi tệ hơn. Do đó, hãy lọc ra một số ý tưởng hiệu quả nhất từ những ý tưởng đã liệt kê. Bạn nên sáng tạo nhiều ý tưởng trong Try mà không lo lắng về khả năng thực hiện. Sau đó, hãy chọn những ý tưởng xuất sắc nhất trong số đó. Tuy nhiên, nếu bạn chọn những Try quá mơ hồ, bạn có thể không biết bắt đầu từ đâu. Vì vậy, hãy đề xuất những ý tưởng rõ ràng và chi tiết để có thể thực hiện được chúng.

 

Minh họa chu trình của KPT

3. Lợi ích của việc sử dụng KPT trong xây dựng đội nhóm tự quản

Phương pháp KPT không chỉ giúp nhóm nhìn lại một cách có tổ chức mà còn mang lại nhiều lợi ích khác nhau.

 

3.1. Tăng cường giao tiếp và hiểu biết

Khi mỗi thành viên trong nhóm tham gia quá trình nhìn lại, họ có cơ hội tương tác và chia sẻ quan điểm, tạo ra một không khí giao tiếp tích cực. Việc này giúp cải thiện hiểu biết giữa lãnh đạo và thành viên, giảm bớt sự khác biệt trong nhận thức về vấn đề.

 

3.2. Tạo động lực và tinh thần tích cực

Việc nhận ra những thành công (Keep) và đối mặt với những thách thức (Problem) giúp làm tăng động lực và tạo đà cho đội nhóm. Thành công sẽ được duy trì, và vấn đề sẽ trở thành cơ hội để cải thiện, giữ cho tinh thần làm việc luôn tích cực.

 

3.3. Tạo nền tảng cho sự phát triển cá nhân và nhóm

Quá trình nhìn lại không chỉ là cơ hội để cải thiện hiệu suất nhóm mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân. Mỗi thành viên có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu cá nhân, từ đó tìm ra cách phát triển và đóng góp tích cực vào sự thành công của nhóm.

 

Tổng kết 

 

Cuối cùng, việc triển khai phương pháp KPT không chỉ là một bước duy nhất mà là quá trình liên tục. Tạo một thói quen nhìn lại sau mỗi hoạt động giúp đội nhóm ngày càng trở nên tự quản và hiệu suất cao.
Hãy nhớ rằng việc sử dụng KPT đòi hỏi sự cam kết và sự chủ động từ tất cả thành viên. Tạo không gian cho mỗi người để chia sẻ và đóng góp vào quá trình nhìn lại. Cuối cùng, đừng ngần ngại thử nghiệm và điều chỉnh quy trình KPT để phù hợp nhất với đội nhóm của bạn.

Với bài viết này, bạn đã có những bước cơ bản để áp dụng KPT trong xây dựng đội nhóm tự quản. Hãy bắt đầu thực hiện ngay và theo dõi sự thay đổi tích cực trong cách đội nhóm làm việc và đạt được hiệu suất cao hơn.